EGE ÜNİVERSİTESİ ÖĞRETİM ELEMANLARININ

BİLİMSEL AMAÇLI YURTDIŞI GÖREVLENDİRMELERİNE İLİŞKİN

YÖNERGE

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönergenin amacı; Ege Üniversitesinde görev yapmakta olan öğretim elemanlarının bilimsel amaçlı yurtdışı kısa süreli görevlendirilmelerinde yolluklu – yevmiyeli ve katılım ücretli görevlendirilmelerine ilişkin esasları belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönerge; Ege Üniversitesinde görev yapmakta olan öğretim elemanlarının yurt dışında düzenlenen kongre, sempozyum ve konferanslarda sözlü bildiri sunmak üzere görevlendirilmelerine ilişkin hususları kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönerge; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 39 uncu maddesi ile Yurtiçinde ve Yurtdışında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu yönergede geçen;

a)  AVESİS: Ege Üniversitesi Akademik Veri Yönetim Sistemini,

b)  Katılım ücreti: Öğretim elemanlarının görevlendirildiği bilimsel etkinlik ile ilgili olarak ödeyecekleri katılma payını,

c)  Kongre, konferans ve sempozyum:  Web of Science veya Scopus veri tabanları tarafından indekslenen ve en az beşincisi düzenlenen uluslararası  kongre, konferans ve sempozyum gibi, çalışma alanı ile ilgili bilim kurulu olan ve hakemli bilimsel etkinlikleri,

ç)  Görevlendirilecek öğretim elemanları: Ege Üniversitesinde görev yapmakta olan öğretim elemanlarını,

d)    Komisyon: Ege Üniversitesi Yurtdışı Bilimsel Etkinliklere Katılımı Destekleme Komisyonunu,

e)    Rektör: Ege Üniversitesi Rektörünü,

f)    Rektörlük: Ege Üniversitesi Rektörlüğünü,

g)  Sözlü bildiri: Öğretim elemanının katılacağı kongre, sempozyum ve konferanslardaki sözlü sunumu,

ğ)   Üniversite: Ege Üniversitesini,

h)   Yönetim Kurulu: Ege Üniversitesi Yönetim Kurulunu,

ı)    İlgili Yönetim Kurulu: Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Yönetim Kurulunu,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Yurtdışı Görevlendirmelerle İlgili Usul ve Esaslar ile Başvuru Koşulları

MADDE 5 – (1) Bilimsel etkinliğe katılmak amacıyla destek almak isteyen öğretim elemanları;

1. Yurtdışı bilimsel etkinliklere katılmak için etkinliğin yapılacağı tarihten en az 1 (bir) ay önce ilgili birime dilekçe ile başvurmalıdır. İlgili dekanlık/müdürlük, yönetim kurulu kararını etkinlikten en az 15 (onbeş) gün önce Rektörlüğe bildirmelidir.
2. Bu yönerge kapsamında desteklenecek olan etkinlikler sözlü bildirili olmak kaydıyla, sırasıyla kongre, sempozyum ve konferanstır. Bunların dışındaki etkinlikler bu Yönerge kapsamında desteklenmez. Yurtdışı görevlendirmelerde, öğretim elemanlarının sözlü bildiri sunmak üzere katılacakları kongre,  sempozyum ve konferans desteği alabilmeleri için,

1. Katılım desteği istenilen bildirilerde, katılımcının adresi olarak Ege Üniversitesi’nin gösterilmiş olması,
2. Kongre, sempozyum veya konferansın ya da çıktısının Web of Science veya Scopus veri tabanları tarafından indekslenen, hakemli ve en az beşincisi düzenlenen uluslararası nitelikte olması,
3. Araştırmacının kendi bilim alanı ile ilgili kongre, sempozyum veya konferansın olması,
4. Destek talep edilen  kongre, sempozyum ve konferansa ilişkin bilgilerin yer aldığı güncel bir web sitesinin olması gerekir.

(2)     Bu yönerge kapsamında görevlendirilecek öğretim elemanlarının belirlenmesinde AVESİS yayın ve atıflar ile proje, patent ve sanat eserlerinden oluşan toplam puanın bir önceki yıla göre artış oranı sıralaması esas alınır. Takvim yılı içinde WOS tarafından taranan Q1 dergilerde yayın yapmış olan öğretim elemanlarına bu yayınların sayısına göre öncelik tanınır.

(3)         Yolluklu-yevmiyeli ve katılım ücretli bu yönerge ile düzenlenen görevlendirmeden yararlanan öğretim elemanının bir sonraki başvurudan yararlanabilmesi için daha önce başvurduğu etkinlik tarihi ile yeni başvurusundaki etkinlik tarihleri arasındaki süre içerisinde, bildirinin uluslararası hakemli bir dergide yayımlanması veya yayımlanmak üzere kabul edilmesi gerekmektedir.

(4)         Görevlendirilen Öğretim elemanı, görevlendirildiğine ilişkin Rektörlük Onayı alınmadan Üniversitedeki görevinden ayrılamaz. Görevlendirme onayını almadan  görevinden ayrılanlara yolluk ve yevmiye ödenmez ve haklarında izinsiz görev yerini terk etmeye ilişkin hükümler uygulanır.

Başvuru Süreci

MADDE 6 – (1) Öğretim elemanları başvuru dilekçelerine aşağıdaki belgeleri eklemelidir:

1. Sunulacak bildirinin yazar/yazarlarının isim ve adres bilgilerinin de yer aldığı etkinliğe gönderilen özet veya varsa tam metni,
2. Bildirinin kabul edildiğini gösteren belge,
3. Etkinliği duyuran belgeler veya web sayfasından alınmış olan etkinliği tanıtıcı belgeleri ile kongrenin Web of Science ve Scopus veri tabanlarında tarandığını ve en az 5 yıldır düzenlendiğini kanıtlayan belgelerdir.

(2)   Zamanında yapılmayan, hatalı veya eksik yapılan başvurular değerlendirmeye alınmaz.

Ödeme Şartları

MADDE 7 – (1) Aynı bildiride yer alan yazarlardan sadece sunumdan sorumlu öğretim elemanına  yılda bir defa olmak üzere  yolluk, yevmiye ve katılım ücreti olarak toplam ilgili takvim yılı için 5.000 TL’ye kadar ödeme yapılır. Başvuru yapılan takvim yılı içinde WOS tarafından taranan Q1 dergilerde yayın yapmış olan öğretim elemanları için bu ödeme %50 artırımlı olarak uygulanır.

        (2)     Öğretim elemanı başvuruyu ilgili komisyona iletilmek üzere kadrosunun olduğu birime yapar.

        (a)   İlgili birimin döner sermayesi varsa; görevlendirme talebi ilgili birimin döner sermayesinden karşılanmak üzere komisyona sevk edilir.

        (b)  Birimin döner sermayesi yoksa ya da bütçesi yeterli değilse; görevlendirme talebi ilgili komisyona Ege Üniversitesi Ölçme ve Değerlendirme Uygulama ve Araştırma Merkezi Döner Sermayesi bütçesinden karşılanmak üzere sevk edilir.

        (3)    Yurtdışı görevlendirmelerde öğretim elemanlarının sözlü bildiri ile katılması esastır. Birden fazla yazarlı bildirilerde üniversiteden sadece sunumu yapacak olan 1 (bir) öğretim elemanı desteklenir.

        (4)    Ödemelerin yapılabilmesi için etkinlik sonrası en fazla 2 (iki) hafta içerisinde aşağıda sıralanan belge ve dökümanlarla birlikte ödemeyi yapacak birime başvurularak gerekli işlemlerin başlatılması talep edilir.

          a)    Sunulan bildirinin bildiri kitabı, özet kitabı, CD/DVD web sitesi gibi dijital medya ortamındaki  metni (Katılım için Ege Üniversitesi’nin desteklediği teşekkür kısmında yer almalıdır.)

          b)        Katılım belgesi (imzalı/onaylı)

          c)        Katılım ücretinin ödendiğini gösteren geçerli belge (yemek, konaklama, sosyal program vb. kısımlar hariç),

          ç)         Ulaşım giderlerine ait ilgili firma veya yetkili acenteden alınacak olan ve seyahat detaylarını içeren fatura,

          d)         Pasaportun kimlik bilgilerinin yer aldığı sayfası ile ilgili etkinlik için Türkiye’den çıkış ve giriş tarihlerini gösteren damgalı sayfaların fotokopileri veya biniş kartları

          (5)        Ödenecek katılım ücretleri ile ilgili üst sınırlar ve diğer esaslar, güncel mevzuat hükümleri ve bütçe durumu gözetilerek, her yıl en geç ocak ayı sonuna kadar Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. O yıl için herhangi bir karar alınmazsa önceki yıla ait kararlar uygulanır.

          (6)        Yayınlanmış makaleler için sunum amaçlı kongre, sempozyum ve konferanslara katılım ücreti, yol masrafı – yevmiye desteği verilmez.

          (7)         Bu yönerge kapsamında Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti’ne yapılacak görevlendirme, yurtdışı kapsamında  değerlendirilmez.

          (8)          Başka herhangi bir kaynaktan destek alınan bildiri için kişiye, yolluk – yevmiye ve katılım ücreti ödemesi yapılmaz.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

            Hüküm Bulunmayan Haller

            MADDE 8 – (1) Bu yönergede bulunmayan haller için, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunun 39. Maddesi ile Yükseköğretim Kurulunun yurt içinde ve yurtdışında görevlendirmelerde uyulacak olan esaslara ilişkin yönetmelik hükümleri uygulanır.

            Çalışma Usul ve Esasları

            MADDE 9 – (1) Ege Üniversitesinde görev yapmakta olan öğretim elemanlarının bilimsel amaçlı yurtdışı kısa süreli görevlendirmelerinde yolluklu - yevmiyeli ve katılım ücretli görevlendirilmelerine ilişkin Çalışma Usul ve Esasları, Rektörlükçe bu Yönergenin yayımından itibaren en geç altı ay içerisinde alınacak olan Senato Kararı ile düzenlenir.

            Yürürlük

            MADDE 10 – (1)  Bu yönerge, Ege Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

            Yürütme

            MADDE 11 – (1) Bu yönerge, Ege Üniversitesi tarafından yürütülür.

            GEÇİCİ MADDE 1 – (1) Bu yönergenin yürürlüğe girdiği tarihten önce izni ve Oluru alınmış ancak gerçekleşmemiş yurt içi ve yurt dışı bilimsel ve sanatsal etkinlikler için de katılım ücreti  ödenmeyecektir.